2008년 9월 16일부터 20일까지 아르헨티나 부에노스아이레스에서 세계내과학회 학술대회 (World Congress of Internal Medicine 2008)가 개최되었고 이 대회에서는 2014년 세계내과학회 주최국을 결정하게 되어 있었다.
세계내과학회 (International Society of Internal Medicine, ISIM)는 내과관련 교육을 통한 지식향상 및 전세계 관련인들의 유대를 목적으로 1948년 스위스 바젤에서 창립되어 60여개국의 Society Members, Honorary Members, Life Members, Individual Members 로 구성되어 있으며 한국은 2002년도에 대한내과학회가 Society Member로 가입했다.
World Congress는 매 2년마다 각 대륙에서 번갈아서 개최되고 있으며 아시아에서는 1996년 마닐라, 2002년 Kyoto, 2006년 Taipei에서 개최되었고 특히 일본대회 때는 천왕이 참가할 정도로 비중있는 대회라 할 수 있고 금번 아르헨티나 대회에도 10,000명이 넘는 내과 관련인들이 참가했다. 2010년 대회는 호주, 2012년은 칠레에서 하는 것으로 이미 정해져 있었고 2014년 대회가 다시 아시아권에서 개최하는 것으로 되어 대한내과학회에서는 2014년 대회유치를 위해 준비하게 되었다.
1. 유치의사 결정
2014년 세계대회 유치는 2007년 말 대한내과학회에서 2014년 대회유치를 결정하고 세계본부 사무총장에게 유치의사를 전달하는 서신을 보내고 한달 후쯤 사무총장에게 유치의사를 받아드린다는 내용과 비딩에 관해 자세한 사항은 다음에 알려주겠다는 간단한 회신을 받았고 3월부터 본격적인 비딩준비에 들어가게 되었다. 9월 대회에서 비딩을 하기 때문에 학회와 PCO는 짧은 준비 기간 때문에 마음이 급했지만 관련정보가 전무한 상태라 세계내과학회 본부 사무총장의 회신에 모든 것을 기대할 수 밖에 없었다.
2. 비딩자료 준비 및 유치활동
사무총장의 짧은 회신 이후 연락이 없어 비딩을 하기 위해 뭘 해야 하는 지 학회도 PCO도 막연한 상태라 세계본부 홈페이지 및 지난 대회 경험이 있는 대만, 일본의 학회, 그리고 차기 대회들을 준비하고 있는 아르헨티나, 호주, 칠레등 학회, 조직위원회에 연락해 비딩절차에 대한 정보를 요청했지만 거의 모두 비딩 단계는 직접 관여하지 않아 모르니까 본부의 사무총장에게 문의하라는 회신을 받았다. 무조건 기다리고 있을 수 없어 우리 쪽에서 먼저 필요한 사항들을 정리해 사무총장에게 보낸 결과 4월에 드디어 비딩에 관한 내용을 받을 수 있었다.
우선 준비해야 하는 자료는 국제회의 인프라 및 학회소개 등을 중심으로 한 PPT 형태의 유치제안서를 사무총장에게 7월말까지 발송하고 9월 16일부터 20일까지 개최되는 세계학회에서 Presentation 하는 것이었다. 개최지 선정은 세계본부의 11명으로 구성된 Executive Committee에서 유치제안서 검토 및 현장에서의 Presentation 이후 1개국을 선정해 General Assembly에 상정하는 것이어서 일단 Executive Committee에서 결정되면 유치에 성공한다고 볼 수 있었다.
학회와 PCO는 우선 유치제안서 준비를 위해 PPT 제작업체를 선정했고 1차적인 내용을 작성할 때까지는 관련 실무 담당 교수님과 협의해서 진행하고 1차적인 내용이 나온 이후에는 실제 Presentation을 담당하실 교수님과 함께 작업하면서 최종적으로 학회 이사회 비준을 거쳐 유치제안서를 7월 말까지 Executive Committee Member들에게 발송했다.
비딩자료준비 과정에서 한국관광공사 및 서울컨벤션뷰로의 도움으로 필요한 내용과 사진 자료들을 받을 수 있었지만 우리를 소개하는 질 좋은 자료가 너무도 부족하다는 점과 그 자료들이 모두 뿔뿔이 있어 여기저기서 가져다 쓸 수 밖에 없었고 인쇄업체나 PPT 업체들이 가지고 있는 자료의 한계성으로 인해 사실 PCO가 거의 모든 내용을 전달했고 업체들은 기술적인 작업만 해줄 뿐이었다는 점은 아주 아쉬운 점이었다.
유치활동면에서 보면 2014년 대회는 거의 유치활동을 하지 못한 것이나 다름이 없었다. 심사를 담당할 세계본부의 executive committee member중에는 아시아 대표인 일본인 외에는 아는 사람이 아무도 없었고 학회 자체로도 그동안 세계학회에 참석한 회원도 극히 적었기 때문에 사실 executive committee를 상대로 한 유치활동은 일본인을 통해 듣는 정보가 거의 전부였고 그 내용도 필리핀과 인도네시아가 경쟁국이 될 거 라는 정도였다. 다행히도 경쟁국의 의학수준이나 국가 상황면에서 우리가 유리하다고 위안을 하면서도 정보 부재상황을 그대로 방치할 수 밖에 없었다. 정말 순수하게 비딩자료와 프리젠테이션으로만 유치에 성공한 대회의 표본일 것이다.
3. 비딩 프리젠테이션 준비
프리젠테이션 준비는 우선 시간에 맞게 자료를 준비하는 것이 가장 중요하다고 생각해서 프리젠테이션 내용 구성을 먼저 하기로 했다. 10분이라는 발표시간을 고려해 우선 앞 부분의 한국, 서울 소개는 동영상으로 처리하고 나머지는 PPT 화면으로 만들어 학술부분 및 대회장소 관련된 중요한 내용은 설명하는 것으로 했다. 몇 차례에 거친 시연과 수정작업을 하면서 영문 원고도 준비해서 presentation을 담당하실 선생님께서 개별적으로 연습에 들어갔고 이 과정에서 서울컨벤션뷰로에서 유치클리닉을 개설해 영어 표현 감수 및 개별지도를 해주는 프로그램을 만들어 Presentation을 담당한 교수님께서 적극적으로 이 클리닉에 참가해서 영문 원고 수정 및 두차례에 걸친 원어민과 1:1 수업을 통해 영어 표현뿐만 아니라 강조해야 할 내용이라든지 하는 presentation 기법면에서도 많은 도움을 받을 수 있어서 담당 선생님께서는 우리가 대회를 유치할 수 있었던 중요한 결정적인 요소였다고 말씀하셨다.
4. 현지 Presentation 및 결과
대회장소인 아르헨티나에는 PCO나 학회는 동행하지 않았고 유치위원 다섯 분 만 참석하셔서 적극적인 홍보활동을 하셨고 훌륭한 presentation으로 한국이 2014년 대회를 유치하게 되었다. Presentation 과정은 우선 executive committee member 앞에서는 각국의 presenter만 들어가서 발표하고 이후 general assembly 에는 모든 경쟁국가 유치단이 다 들어가서 presentation을 함으로써 공정한 심사가 이루어질 수 있었다고 한다. 우리는 정보도 없이 단기간에 준비했지만 현지에 가보니 인도네시아의 경우는 사전에 executive committee member들을 자국 학회에 초청해 강연도 하게 하고 미리 많은 섭외를 거쳤으며 이번 대회에 심포지엄 발표자중에 인도네시아인이 5명이나 초청받았다고 했다. 그런 사전로비를 거쳤음에도 한국이 될 수 있었던 것은 발표파일 내용이었다. 필리핀과 인도네시아는 국가 관광청등에서 만든 주로 관광에 대한 자료를 발표한 반면 한국은 실제 학술회의를 어떻게 진행할 지 어떤 프로그램을 할 지등에 구체적인 제안을 했기 때문에 짦은 준비기간과 정보부족, 인맥부재에도 불구하고 2014년 대회를 유치할 수 있었다. 또한 유치위원들이 현지에서 presentation file을 프린트해서 기념품과 함께 각 executive committee member 객실에 넣어 사전에 내용을 파악한 후 심사에 참석할 수 있게 한 점이 매우 주요했다고 한다.
이번 준비를 계기로 볼때 세계대회 유치에서 중요한 점은 우선은 어떤 대회를 유치하는데 어떤 정보를 가지고 어떻게 접근해야 하는 지 파악하는 것이 첫번째 요소이며, 자료준비의 시간과 비용의 낭비를 줄이기 위해서는 한국, 서울에 대한 정보를 한꺼번에 정리한 자료들을 누구나 쉽게 찾아서 사용할 수 있도록 관광공사나 컨벤션뷰로에서의 자료 시스템화 작업이 절실히 요구된다. 그리고 가장 중요한 것은 각 학회나 유치기관이 좀 더 관련 국제회의에 적극적으로 참여하고 국제본부와의 교류 나아가서는 본부 임원이 될 수 있는 기회를 더 많이 가져야 할 것이다. 2014년 대회유치로 대한내과학회 이사장님이 앞으로 6년간 Executive committee member로 활동하게 된 점은 앞으로 세계대회 홍보활동에 매우 유리할 것으로 생각된다. 결국 세계대회 유치는 한 개인의 힘이나 학회 단독적으로 보다는 관련 국가기관과의 적극적인 협력을 바탕으로 세계에서의 입지를 확고히 하는 것이 중요한 요소가 될 것이다.
이번 대회 유치 준비가 PCO로서는 아주 중요한 경험이었으며 다음에는 더 잘할 수 있을 거라는 자신감도 생기게 해준 소중한 계기가 되었다.