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2021 MICE 글로벌 전문가 서포터즈 운영요원 활동 후기

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2021-10-18

 


안녕하세요!

서울관광재단 MICE 글로벌전문가홍보단 이하은입니다.


MICE 글로벌전문가가 시작된 5월부터 현재까지

많은 운영요원 활동이진행되었습니다.


저도 여러 행사의 운영요원에 지원하여 활동하였는데,

저의 경험을 바탕으로 서포터즈 운영요원 활동 후기를 남겨보려고 합니다!


 서포터즈 지원과정 & 합격 절차 



< 지원과정>

① 서울컨벤션뷰로 홈페이지 접속



② 홈페이지 내 '서울 MICE 서포터즈' 클릭 후

맨 밑으로 내려서 '서포터즈 신청' 클릭

 

'MICE 글로벌전문가'로 로그인 한 후 공식행사 현황 확인하여 참가 신청 클릭

(*사전에 마이페이지에서 이력서 등록해야 한다)

 

④ 지원 완료!!



사전에 이력서를 작성해두면 몇 번의 클릭만으로

정말 간편하게 운영요원을 신청할 수 있습니다!

정말 편리하지 않나요?

 

오직 MICE 글로벌 전문가 300명만이

MICE종합지원시스템을 통해

편리하게 행사 운영요원을 신청할 수 있습니다.


   서포터즈, 인재뱅크, 홍보단 각자 소속은

달라도 모두 운영 요원 활동은 할 수 있습니다.


   저 또한 현재 '2021 MICE 글로벌 전문가 홍보단' 소속으로

지원 신청을 하게 되었습니다. 


🌼  매년 봄마다 새롭게 MICE 글로벌 전문가를 모집하니,

하고 싶은신 분들은 내년에 도전해보세요. 🌼


< 합격 절차 >

① 면접 및 안내 사항 안내 주관단체에 따라 다르지만

몇몇 곳은 전화로 간단한 면접을 진행한 후에 합격 통보를

해주는 곳도 있고 별다른 면접 없이 이력서만 보고

합격 통보해 주는 곳도 있습니다.

 

② 합격 연락

사전교육 날짜와 시간 안내 연락이 옵니다.

연락이 오기 전에 홈페이지에서 '공식행사 신청 내역'으로

미리 합불 결과를 볼 수 있습니다.



합격이면 사이트에 이렇게 떠요!


■ 행사 개요



제가 운영요원으로 일했던 전시회는

'2021 서울국제소싱페어 전시회'입니다.


서울국제소싱페어는 국내 최대 소비재 B2B 전문 전시회로

우리 주변에 꼭 필요한 소비재부터 그 해 트렌드를 대표하는

아이디어 상품까지 다양한 품목을 선보입니다!


제가 생각하기에 소싱페어의

가장 두드러지는 특징은 비즈매칭이었어요!


사전에 신청하면 바이어들의 성격에 맞춰 업체를 매칭 시켜주어

전시회 기간에 비즈니스 상담을 할 수 있습니다.


■ 업무 1. 안내방송 업무


저는 사무국에 배정되어 행사 기간 동안

정해진 시간에 전시관 내 안내 방송을 담당하였습니다.


중학교 재학 시절 방송부 경험과 고등학교 때에도

여러 가지 이유로 교내 방송을한 경험이 있지만

이렇게 큰 전시관에서 방송은 처음이라 처음에는 정말 떨렸어요.


평소에는 잘 발음되던 '참가업체'라는

단어가 유독 입에 붙지 않아서 계속 발음 연습도 했습니다.


제가 너무 긴장하는모습이 보이니까

사무국에 계셨던 주임님, 과장님께서

'마음 편안히 먹고 해~', '괜찮아 할 수 있어'

다양한 칭찬과 격려를 해주셔서 방송 업무에

금방 적응할 수 있었습니다!

 

 업무 2. 사무국-현장 연결 역할



저는 2층 사무국에 있어서 1층 전시회 현장에서

일하고 있는 운영요원들과 연결 역할도 하였습니다.


사무국과 현장을 계속 왔다 갔다 하면서

필요한 물품이나 생수를 전달해 주었고,

점심때는 식권을 전달해 주었습니다.


■ 업무 3. 상담일지 찾아주기



전시회 첫날 문의 전화 응대 업무를 위해서

사무국에 있었는데 전화업무가 많지 않았습니다.


그래서 둘째 날부터 전시회 현장

바이어 라운지에서 업무 보조를 하였습니다.

 

소싱페어는 전시회 기간 동안 바이어들과의

비즈매칭이 함께 이루어지는데,

미팅을 신청하신 분들께는 상담 일지를 같이 드립니다.


제가 일했던 2021 소싱페어 Spring은 300개사 350부스 업체가

참가했다 보니 정말 많은 상담 일지가 쌓여있었어요.


각 회사 담당자께서 바이어 라운지에 오셔서

참가 등록을 하시면 신속하게 상담 일지를 함께 드려야 합니다.


신속성이 요구되는 업무다 보니

포스트잇으로 가나다순으로 분류를 하면서

더 빠르게 일처리를 할 수 있었습니다.


여러방면으로 손이 많이 가는 작업이라서

운영요원들의 중요성을 느꼈습니다.



■ 업무 4. 전시회 현장 사진 촬영



바이어 라운지 업무가 한산할 때는

전시회 현장을 돌아다니면서 사진 찍는 업무도 하였습니다.


돌아다니면서 전시회 참관객과 참가업체 분들을

가까이에서 보니 모두가 만족해하는 뿌듯함을 많이 느꼈습니다.


운영요원으로서가 아닌 참관객으로서

전시회를 둘러보면서 참관객의 입장에서 바라보며

니즈를 파악하기도 하였습니다.




2층 사무국에서 찍은 1층 전시회관 모습입니다.


분주하게 움직이는 각 참가업체 담당자분들과

운영요원, 스태프분들의 모습까지 한눈에들어와서

전시회는 이런거구나를 느낄 수 있었습니다.

 

■ 서울컨벤션뷰로 후기작성 및 활동확인서 발급



서포터즈 운영요원 활동을 완료한 후,

서울컨벤션뷰로 홈페이지에서 후기 작성을 하면

활동 확인서를 발급받을 수 있습니다.


활동 후기에는 자신이 작성한 후기 외에도

다른 서포터즈 분들이 작성한 후기까지 모두 볼 수 있어서

운영요원 활동 노하우와 장단점을 알 수 있어서 유익하였습니다.




저는 활동 후기를 작성하여서

이렇게 활동 확인서를 발급받았습니다!



■ 총평

전반적으로 사전교육과 시스템이 체계적으로

이루어졌기 때문에 큰 어려움이나 문제없이 진행하였고,

담당자분들께서 모두 친절하셔서 행사 기간 동안

열심히 일할 수 있었습니다.


운영요원은 행사 참가자분들과 가장 가까이에

있는 사람인만큼 친철한 태도가 아주 중요합니다.


   바쁜 일정 속에서도 지친 내색을 하지 않을 수 있었던 건

담당자님들의 칭찬과 배려 덕분이었습니다.

 

저는 서울국제소싱페어2021 외에도

다른 운영요원을 해보았지만 소싱페어 담당자님들이

정말 친절했구나를 느끼고 있습니다.


그래서 그런지 소싱페어 운영요원은

좋은 기억으로 오래도록 남는 것 같아요.


물론 운영요원들도 미소를 가지고 다가가겠지만

담당자분들께서도 미소로 답해주시면

좋을 것 같다는 생각을 했습니다.


읽어주셔서 감사합니다 !