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[Case Study] 서울관광재단 ‘안전한 온‧오프 국제학술대회’ 개최 지원

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2020-09-11

(사진 1) 한국소음진동공학회 임원진들이 마스크를 착용하고 방역지침을 준수하며 개막식에서 단체사진을 촬영하고 있다.


서울시-STO_한국소음진동공학회 ‘공동개최’
43개국 1천여명 전문가, 온-오프 병행 참가
‘참가자 안전 최우선’ 원칙으로 코로나 19 차단

서울시와 서울관광재단(대표이사 이재성)은 지난달 2020 국제소음제어공학학술대회 (International Congress on Noise Control Engineering 2020)을 한국소음진동공학회(회장 곽문규)와 함께 하이브리드 형식으로 성공적으로 개최했다. 지난해 말부터 시작한 바이러스 감염증 ‘코로나 19’로 인해 전세계 행사가 줄줄이 취소-연기되었고, 그중 몇몇은 온-오프라인을 병행하는 ‘하이브리드’ 이벤트로 대체되었다. 코로나 19를 극복한 사례로 통용되는 ‘하이브리드’는 최소한의 인원으로 오프라인 이벤트를 안전하게 개최하고 동시에 국외에서는 온라인으로 참가하여 국제적인 면모도 놓치지 않는 새로운 이벤트 방식이며 최근 서울 곳곳에서도 감지되고 있다.


국제소음제어공학학술대회는 외국인 전문가 참가자만 700여명에 달할만큼 규모와 권위를 인정받는 국제학술대회로, 소음제어공학 분야의 올림픽이라 불리는 만큼 사상 첫 온라인 병행행사에 기존 오프라인 행사보다 더 철저한 준비가 필요했다. 행사전부터 ‘Your Complete Convention City’라는 슬로건에 걸맞는 이름값을 증명할 수 있을지 관심을 모았던 행사는 하이브리드 이벤트의 성패를 좌우하는 오프라인 기점을 서울 인터컨티넨탈 코엑스에 두고 탁월한 온라인 컨트롤 능력과 안전 방역에 철저하게 대비한 오프라인 행사능력을 보이며 성공적으로 개최되어 주목을 받았다.


서울관광재단 관계자는 ‘전세계 전문가들로 이뤄진 참가자들의 눈높이를 맞춰야 했다’면서도 “이번 행사를 성공적으로 치러내면 ‘한국=IT강국’의 이미지를 더욱 선명히 심을 수 있을 것”이라고 말했다. 서울관광재단은 또한 코로나19의 확산세를 고려해 학회사무국과 긴밀한 협의를 이어나갔으며, 사회적 거리두기 2단계 지침에 따라 오프라인 행사를 1회로 제한하고 최소 인원 참가에도 철저한 방역 안전 수칙을 지키며 국제회의 참가자와 서울 시민의 안전을 최우선으로 고려하여 진행하였다.


(사진 2) 국제 소음제어공학 학술대회 오프라인 행사 참가자가 행사장 입장 전 코로나 19 문진표를 작성하고 있다.



STO, ‘국제소음제어공학학술대회’ 어떻게 유치-지원했나

서울관광재단은 한국소음진동공학회를 대상으로 유치 성공전략 컨설팅, 제안서, PT, 지지서한 등 맞춤형 지원을 통해 2017년 ‘국제소음제어공학학술대회 유치 성공’이라는 결실을 맺었다. 이후 2019년 마드리드대회 홍보 지원금, 해외본부 임원진 서울답사 등을 지속적으로 지원하며 학술대회를 준비해왔다.


개최 단계에선 하이브리드 국제회의 맞춤형 온-오프라인 병행 지원전략을 추진했다. 우선 온라인 행사 지원을 위해 온라인 회의 시스템 구축비, 콘텐츠 제작비 등으로 사용 가능한 개최지원금을 추가로 지원했다.

오프라인 행사 지원도 놓치지 않았다. ‘안전’에 초첨을 맞춰 행사장 방역 서비스, 참가자 마스크, 손소독제 등 위생용품을 제공했다. 아울러 오프라인 행사 당일 방역수칙 준수 이행에 대한 현장점검까지 진행하며 국제회의 참가자, 주최자, 나아가 서울 시민의 안전을 최우선으로 고려한 지원에 총력을 기울였다.

논문 ‘654편’ 접수 … 기존 오프라인 행사보다 더 ‘핫’했다


지난 23-26일 개최한 이번 학술대회는 ‘Advances in Noise and Vibration Control Technology’라는 주제아래 43개국에서 1000여명의 소음제어공학 분야 전무가가 참가했으며 기존 오프라인 행사의 논문 제출 건수를 웃도는 654편의 논문이 제출되었다. 18개의 학술 세션으로 구성된 대회는 그 어느 때보다 뜨거운 참가자들의 관심을 이끌어냈다는 게 학회 관계자들의 설명이다. 특히 신경 쓴 온라인 강연은 라이브 세션을 적절히 병행하여 다채로운 현장감을 전달하는 데 초점을 맞췄으며 관련 제품 전시도 온라인으로 운영해 참가자와 기업에 다양한 볼거리와 새로운 비즈니스 기회를 제공했다.


무엇보다 온라인 참가자들의 눈길을 사로잡은 건 3D 가상공간에 구축한 ‘서울 온라인 홍보부스’ 였다. 온라인 홍보부스는 서울 관광-마이스 인프라 안내, 한글 문화체험 이벤트 등 다채로운 홍보콘텐츠로 채워져 있어 많은 국외 참가자들은 자기만의 공간에서 ‘개최지 서울’의 다양한 모습을 경험할 수 있었다.


김은미 서울관광재단 마이스마케팅팀장은 “포스트 코로나 시대를 대비해 혁시적으로 개편한 ‘서울시 마이스산업 지원계획’을 바탕으로 ‘2020 국제소음제어공학학술대회’의 안전하고 성공적인 개최를 지원할 수 있었다”며 “뉴노멀 혁신 마이스 지원책을 통해 업계와 함께 서울형 안심 마이스 모델을 구축하며 최고의 마이스도시 서울의 위상을 높이는 데 기여하겠다”고 밝혔다.