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[MICE Trend] 코로나19시대, 하이브리드 이벤트를 고민한다면, 이렇게

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2020-09-23

콘셉트 정하고 기술적 방식 선택 ‘효율’

라이브 Q&A나 채팅 기능 최대한 활용

적극 참가자에 ‘보상’ 주며 성취욕 독려

앞선 오프라인행사 감안해 콘셉트 결정

공용와이파이는 금물 … 리허설 충분히


코로나19가 국내를 강타한 지 반년이 흘렀다. 경제는 막대한 타격을 입었다. 경제적 피해는 2분기 지표에서 적나라하게 나타났다. 민간 부문 GDP 증가율은 코로나19 확산의 영향으로 전년동기 0.6%에서 –1.2%로 감소세로 전환했다. 2분기에는 -5.3%로 더욱 심화했다. 현대경제연구원이 지난 8월 코로나19의 경제적 영향을 분석한 COVID-19 충격의 경제 부문별 영향과 시사점 보고서에 따르면 올해 코로나19로 인한 경제적 피해 규모는 GDP 67조2000억원으로 추정된다. 


산업은 변모했다. 오프라인에서 이뤄지던 비즈니스는 온라인으로 빠르게 재편하는 추세다. 특히 코로나19 확산으로 온라인과 오프라인을 혼합한 하이브리드 행사나 화상회의, 가상현실(VR)·증강현실(AR)을 활용한 웨비나(웹+세미나) 등 실험적인 비즈니스 기술이 확산했다. 세계적인 웹 애플리케이션 서비스 기업 F5 네트웍스의 관계자는 한 인터뷰에서 “우리는 1년 반 전에 존재하지 않던 영상‧통신문화를 맞닥뜨렸다”고 말했다. 코로나19의 완전 종식을 기대하기 어려운 상황에서 해외에 비해 IT 인프라가 잘 구축된 국내에서도 주목할만한 변화다. 



화상회의 대표주자들 


코로나19가 전세계에 퍼진 지 수개월여 지났지만, 최근 다양한 장르의 비대면 회의기기들이 신제품을 앞다퉈 선보이고 있다. 온라인 회의에 가장 자주 쓰이는 프로그램은 줌(zoom)이다. 코로나19가 확산하면서 문을 닫은 학교 수업도 줌을 주로 이용할 정도다. 줌을 활용하면 일대일 회의는 물론이고 최대 1000명이 동시 접속해 논의를 진행할 수 있다. 방식은 간단하다. 호스트가 회의 초대장을 만들어 보내기만 하면 된다. 전용 클라이언트 앱이나 웹 브라우저에서 자유롭게 실행할 수 있고 스마트폰에서 접속할 수 있다. 국내에서도 이런 기능을 선보였다. 지난 6월 전세계 대학 관계자 200여명이 참여한 세미나가 줌을 활용해 열렸다. 본래 미국에서 열리기로 한 행사지만 코로나19로 인해 하늘길이 막히면서 온라인으로 장소를 옮겼다.

 

웹엑스(WEBex)는 최근 우리나라 국회에 입성했다. 국회 디지털 대혁신을 위한 온택트 전문가 간담회가 웹엑스를 기반으로 열렸고, 앞으로도 일정 규모 이상 회의를 웹엑스 기반영상회의로 전환할 방침이다. 이미 미국 의회 청문회에도 도입된 웹엑스의 강점은 보안이다. 녹화한 회의는 암호화하고, 높은 수준의 안정성을 보장한다. 


구글미트(Google Meet)는 다양한 확장성이 강점이다. 구글을 활용하기 때문에 크롬 등 웹브라우저나 지메일, 캘린더, 드라이브, 주소록 등과 연동이 쉽다. MS팀즈도 마찬가지다. 각종 오피스 프로그램과 연동이 가능해 보다 편하게 화상회의를 진행할 수 있다. 


페이스북 라이브나 유투브 라이브의 경우 인원에 제한이 없다는 장점과 사람들에게 친숙해 접근성이 용이하고 효율적인 커뮤니케이션 수단으로 손꼽히지만, 중국에서 접속에 제한이 걸린다는 단점이 있다. 


이밖에 구르미(Gooroomee), 비디오 오피스(Video Office), 위캔디오(WECANDEO) 등 본사를 한국에 두고 있는 플랫폼 업체들도 눈에 띈다. 미팅의 성격, 규모, 목적에 따라 적합한 스트리밍 시스템을 찾는 것이 중요하다.



화상회의 외 다른 행사들


화상회의만이 아니라 온라인과 오프라인을 연계한 하이브리드 회의나 행사 진행도 가능하다. 평면적인 화상회의 뿐만 아니라 AR·VR을 활용한 회의장 구축도 큰 관심을 받는다. 


하이브리드 행사는 코로나19의 위협이 커질수록 더 주목을 받는다. 화상회의가 오프라인 미팅을 완전히 대체할 수 없다고 생각한다면 하이브리드 행사를 주목해야 한다. 화상회의가 가장 저렴한 방식이라면, 하이브리드 행사는 가장 많은 참석자에게 다가갈 수 있는 유연성이 있다. 


소셜VR은 단순한 화상회의가 놓칠 수 있는 몸짓과 표정, 어감 등 비언어적 소통을 경험할 수 있다. 가상의 공간을 구축하고, 아바타를 만들어 가상공간 안에서 고객이나 다른 참가자들과 교류할 수 있도록 한 게 소셜VR이다. 알트스페이스 VR이나 브이타음, VR챗 등이 가장 대표적이다. 2017년엔 페이스북이 오큘러스를 인수해 소셜VR시장 출사표를 던지기도 했다. 


아바타까지 만드는 게 번거롭다면 웹VR을 선택할 수도 있다. 범용성과 확장성에 가치를 둔 구글은 시중의 어떤 HMD(Head Mounted Devices)라도 활용이 가능한 웹VR을 출시했다. HMD는 머리에 쓰고 대형 영상을 볼 수 있는 장치로, 휴대가 간편하고 수술 등 의료기기에도 적용할 수 있다. 공룡기업 마이크로소프트도 자사의 웹브라우저 엣지를 활용한 웹VR기능을 지원한다. 웹VR의 활용도는 사용하는 HMD에 따라 다르다. 최근 HMD는 가상공간 내 이동경험까지 제공할 정도로 잘 구축돼 있다. 



다양한 콘텐츠, 어떻게 연결시킬까


이러한 버추얼 행사를 실제로 준비한다면 목표를 잘 설정해야 한다. 목적이 명확해야 알맞은 기술을 채택할 수 있다. 우선 실시간 스트리밍 방식의 웨비나를 진행하는 게 적합한지 따져봐야 한다. 하이브리드 행사가 아니라면 웨비나는 기술적으로 어렵지 않다. 다만 쌍방향 소통에 제약이 있고 지속적인 참여를 독려하긴 어려울 수 있다. 청중의 더욱 활발한 참여를 위해선 이벤트 전문 업체의 도움을 받는 것도 좋다.


지난 6월 이벤트 테크 플랫폼 이벤터스가 벤처스퀘어와 함께 스타트업 온라인 컨퍼런스2020을 진행했다. 스타트업 분야별 전문가들과 스타트업의 일, 성장, 문화를 주제로한 행사다. 500명이 참여했는데, 참가자는 편안한 장소에서 실시간 질의응답과 부스 참여, 랜선 네트워킹, 출석체크, 서바이벌 퀴즈 대회까지 다양한 프로그램을 동시에 참여했다. 


이처럼 짜임새 있는 진행을 원할 경우, 외부업체의 도움을 받는 것 이외에 일부 세션을 미리 제작해둔 콘텐츠로 활용하는 방안도 있다. 이런 경우에는 참가자들과 소통하면서 별도의 주소를 링크해 보여주는 방식을 쓸 수 있는데, 다만 미리 제작된 콘텐츠는 참가자의 참여가 불가능하므로 활발한 토론이나 소통에 제약이 뒤따른다.


이를 해결하기 위해 ‘게임’을 하는 것도 좋다. 게이미피케이션이론에 따르면 성과를 달성하고 보수를 받으면서 경쟁을 통해 몰입감을 높이는 게임이다. 일반적으로는 퀴즈를 낼 상황이 가장 많지만 행사 성격에 맞춰 고민이 필요하다. 게임이론을 적용해 어떤 참여를 이끌어낼지 기술적인 방식도 고려 대상이다. 예컨대 스템프 이벤트(2020UIA아태총회)나 참여율이 높은 참여자를 시상해 선물을 증정하는 방식을 고민할 필요가 있다. 


무엇보다 중요한 것은 인적 네트워킹을 어떤 방식으로 만들 것이냐다. 콘퍼런스에 관여하는 가장 기본적인 욕구는 네트워킹 형성과 제품 혹은 이론의 흐름을 아는 것이다. 이 가운데 코로나19로 가장 타격을 받은 게 네트워킹 형성이다. 이를 만회하려면 인맥관리 플랫폼인 링크드인을 행사에 접목시키거나, 상담부스를 활성화 시키고 작게라도 명함을 교환할 수 있도록 하는 메뉴를 구성하는 노력이 필요하다. 



빼먹지 말아야 할 것, 기술적 결함을 예방하라 


지난 3~5월 국내 학교는 온라인 개학으로 곤욕을 치렀다. 수백만명에 달하는 학생이 인터넷망에 몰리자 곳곳의 서버가 터졌다. 학교서버의 과부하가 다른 서버로 전이돼 비학생 유저의 인터넷망에 장애를 일으킨 사례도 있었다. 행사를 치를 장소에 공용 무선인터넷망이 있다고 안심해선 절대 안 된다. 


기술적 문제는 우선 장비를 마련하는 데서 출발한다. 진행할 행사가 패널 토론인지, 연사 1명만 등장하는 행사인지에 따라 설치할 카메라의 수와 각도를 선택한다. 혼선을 일으키는 마이크도 미리 확인해 충분한 거리를 띄우는 게 좋다. 마이크를 쓰지 않을 땐 반드시 꺼둬야 한다!


온라인 스트리밍도 안정적인 플랫폼을 미리 선정해 리허설을 반드시 해보는 것을 추천하지만, 이런 과정이 부담된다면 미리 회의솔루션업체를 섭외해 두는 것도 좋다. 코로나19 확산의 한복판에서 하이브리드 행사는 여전히 미지의 영역이다. 앞으로 하이브리드 행사가 늘어날 것을 감안하면 미리 온라인 구독자를 장기적으로 확보하는 게 좋다. 그 첫 걸음은 역시 완벽한 하이브리드 행사 진행이다. 이런 점에서 기술적 완성도를 가진 행사팀(PCO 등)의 도움을 받는 것도 필요하다.

 

마지막으로, 온라인 행사는 잊어버리기 십상이다. 알림 메일이나 연락을 아끼지 않는 게 좋다.