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사진 1. 제10회 세계유방암학술대회 현장 사진

발열측정기, CCTV만큼 곳곳에 설치해

행사장 벽 뚫고 인터넷 전용선 넣기도

해외연사 장소 지정 등 ‘방송사고’ 대비

‘38개국 1714명’ 185개 초청강의 소화

초록 ‘역대 최다’…‘국내<해외’ 첫 사례

“하이브리드 학술대회 표준 제시할 것”

 코로나19로 침체된 마이스산업에 새로운 가능성을 보여준 국제회의가 이달초 서울에서 열렸다. 온라인 플랫폼을 통한 웨비나 형식의 화상회의에서 벗어나 정부 방역수칙 안에서도 얼마든지 오프라인에 기반한 행사가 가능하단 걸 보여줘 눈길을 끈다. 방역은 물론이고 실시간 스트리밍 서비스까지 끊김없이 송출하는 데 성공했다는 평가다.

지난 8~10일 그랜드워커힐서울에서 열린 ‘10회 세계유방암학술대회 및 한국유방암학회 학술대회(10th Global Breast Cancer Conference)’는 전시와 회의, 그리고 온라인 생중계가 가미된 하이브리드 행사(hybrid event)로, 유방암을 다루는 전세계 38여개국 1700여명(석학급 230여명)의 전문가들이 최신의 연구정보를 공유했다.

사진 2. 행사 방역·안전 실시간 점검체계 구축

「Go Beyond Cure of Breast Cancer」

올해 10회차를 맞이한 GBCC는 아시아를 넘어 세계 최고 수준의 학술대회로 거듭날 거란 기대 속에 행사를 준비했다. 코로나19로 사람·정보의 왕래가 제한된 상황이라 학술대회를 통해 유방암 치료 이상의 삶의 질과 건강권 향상까지 도모하려 해 기대를 모았다. 이번 행사의 슬로건을 ‘유방암 치료를 넘어(Go Beyond Cure of Breast Cancer)’로 내건 이유도 이 때문이다. ‘세계 최고 수준’이란 수식어는 학술대회의 권위와 규모 못지않게 온-오프라인을 넘나드는 하이브리드 행사의 기획과 완성도 등 ‘MICE’ 측면에서도 세계학술대회를 선도하겠다는 의지가 담겼다.

주최사(한국유방암학회)와 GBCC사무국(파트너사 인터컴)은 지난해 코로나19로 한 차례 연기된 이후부터 ‘완벽한 하이브리드’를 준비했다. 일단 방역시스템부터 공을 들였다. 행사 사흘간 42개 의료·기기업체가 행사장 곳곳에 부스를 차리고 상시응대를 하는 터라 방역도 실시간으로 점검해야 했다. 오프라인 참가자들은 행사장에 들어서기 전, 온라인으로 자가진단 문진표를 전송하고, 행사장 입구에서 추가로 발열측정 검사를 받았다.

발열측정기와 체온계, 손소독제, 마스크 등 기본적인 방역기기를 호텔 내 CCTV만큼 여러 군데 구비했다. 참가자 동선마다 열화상 카메라를 설치해 혹시 모를 현장 감염자까지 실시간으로 점검했다. 개인별 식사와 음료가 방역수칙에 따라 제공되었고, 행사장 안팎에서 마스크를 벗거나 코나 턱까지 내린 참가자와 진행요원은 찾아볼 수 없었다.

이처럼 행사장 내 방역·안전을 온·오프라인에서 실시간 감시체계로 구축했다면, 참가자들의 몰입도를 높일 실시간 온·오프라인 연결 시스템이야말로 하이브리드 행사의 성패를 가를 중요한 가늠자였다. 파트너사 인터컴은 실시간 회의영상을 전세계에 끊김없이 송출하려고 호텔 행사장 내부공사까지 했다. 호텔이 노후돼 인터넷 전용선(광랜)을 설치하려고 호텔에 양해를 구하고 벽을 뚫기도 했다. 또한 해외연사의 현지 인터넷 환경까지 고려해야 했기에 접속장소를 사전에 지정했고, 본행사 직전 호텔에서 행사와 동일한 공간과 시간 동안 해외연사와 리허설을 했다. 갑작스런 사고에 대비해 곧바로 음성연결이 가능한 유선전화까지 마련해 두는 등 방송사고(!)를 최소화하기 위한 예비전략들도 촘촘히 짜뒀다.

 사진 3. GBCC 온라인 행사장 화면

행사 4개월 전부터 유튜브채널 주1회 방송

SNS, 기프트박스 등 참가자 몰입도 잡았다

이밖에도 GBCC는 온·오프라인을 넘나드는 참가자들의 몰입도를 높일 다양한 이벤트를 개최 전부터 지속적으로 제공했다. 예컨대 기념품과 명찰이 담긴 기프트박스를 전세계 참가자들에게 배송해 현장에 오지 못하는 참가자들에게 소속감과 유대감을 부여했고, 기대감도 높였다. 특히 인스타그램, 페이스북 등 SNS로 세계 각국의 참가자들과 소통하며 하이브리드학회의 한계를 보완했다.

유튜브채널도 일찌감치 개설했다. 지난해 12월부터 유튜브채널 ‘GBCCTV’엔 매주 목요일마다 영상을 게재했다. 역대 GBCC 조직위원과 기조연사가 들려주는 비하인드 스토리 ‘Sketch’ 영상과 올해 GBCC 주요 연사들의 발표를 미리 볼 수 있는 ‘Pre-season’ 영상은 꾸준히 조회수를 높였다. 영상엔 유쾌하고 대중적인 콘텐츠부터 유방암 전문가들의 깊이있는 연구까지 주제를 다양화 했다.

VR기술을 도입한 온라인 전시부스도 보다 입체적으로 들여다 볼 수 있게 구축했다. 참가업체들은 저마다의 홍보방식으로 리플렛과 홍보영상을 탑재했고, 후원사 부스의 경우 방문자 이벤트를 실시해 오프라인 전시에 현장감을 부여했다. 이밖에 참가자들의 건강과 참여의식을 고취할 달리기 인증샷 이벤트 ‘Virtual Running Challenge’도 재미와 의미를 모두 잡았다는 평가다.

이 같은 다양한 시도의 성과는 학술대회 초록접수 실적에서 드러났다. 이번에 접수된 초록은 총 406편(국내 197편, 해외 209편)으로, GBCC ‘역대 최다’ 접수기록을 세웠다. 역대 최초로 해외 초록 수가 국내 초록 수를 넘어서기도 했다. 이번 GBCC는 하이브리드 행사였지만, 총 72개 세션에서 185개의 초청강의를 소화할만큼 그 어느 때보다 뜨거운 열기를 내뿜었다.

이번 GBCC 행사를 총괄한 석재민 인터컴 부사장은 “하이브리드 이벤트는 온·오프라인을 연결해야 하는 실시간 행사라 사전준비에 만전을 기했고, 진정한 하이브리드를 선보이기 위해 기존 오프라인 행사보다 더 많은 인원과 비용을 투입했다”며 “포스트 코로나 시대 국제학술대회의 표준으로 자리매김할 것”이라고 기대했다.

한편 GBCC는 한국유방암학회(회장 오세정, 이사장 임철완)가 주최하고, 한국유방건강재단(이사장 노동영)이 후원하는 ‘Made in KOREA 학술대회’로, 2007년 첫 개최 이래 꾸준한 발전을 거쳐 관련분야에서 세계적인 권위를 인정받고 있다.