seoul convetion bureau

​업계 부담 줄이고, 도시 경쟁력은 높이고

가상전시와 PSA(비즈니스 상담)기능 탑재

주최자가 직접 플랫폼 ‘커스터마이징’ 가능

스탬프 투어, 게임 기능 더해 ‘더 재미있게’

온라인 행사 개최시 플랫폼 전면 무상 지원

 온라인과 오프라인을 융합한 하이브리드 행사는 코로나19 이후 MICE의 새로운 ‘표준’이 됐지만 급작스러운 변화에 관련 기술을 개발, 구축하는 일은 말처럼 쉽지 않다. 더구나 운영사와 주최자 입장에선 오프라인 행사와 온라인 행사를 동시에 치르려면 비용도 그만큼 배가 될 수밖에 없다.

지난해 서울관광재단이 선보인 ‘버추얼 서울(Virtual Seoul)’은 온라인 행사 플랫폼 구축에 대한 업계의 고민을 덜고, MICE 도시 서울을 알리려는 고민 끝에 탄생한 도시마케팅형 가상행사 플랫폼이다. 웨비나, 라이브 스트리밍 프로그램을 이용한 화상회의 등 기존에 온라인 행사가 진행되는 방식을 유형별로 나누고, 사례 조사를 통해 ‘MICE 도시 서울에 필요한 것’에 초점을 맞춰 플랫폼을 구축했다.

버추얼 서울은 지난해 9월 ‘제8차 국제협회연합 아시아·태평양 총회(이하 UIA 아태총회)’에서 첫 선을 보였다. 가상서울에서 비대면으로 치러진 UIA 아태총회는 온라인으로도 개최지의 도시마케팅이 가능함을 보여준 중요한 사례로 남았다.

최근 버추얼 서울은 사용자 접근성과 편의성을 보완해 ‘버추얼 서울2.0’으로 업그레이드됐다. 주목할 만한 변화는 ‘콘텐츠 관리자 시스템(CMS, Contents Manager System)’을 도입했다는 점이다. 행사 주최자가 개발자 도움 없이도 필요한 기능을 스스로 선택해 맞춤식으로 행사 플랫폼을 운영할 수 있도록 ‘무기’를 장착했다.

행사 주최자는 CMS에 접속해 행사 성격에 맞는 가상 베뉴를 고른 후 플랫폼 내 로고와 배너를 직접 올리고, 컨퍼런스 시간을 설정해 영상을 자유롭게 송출할 수 있다. 참가자, 연사자 관리는 물론 실시간으로 참가자들에게 메시지를 보내거나, 온라인 행사장이 익숙지 않은 참가자에게 기술 지원도 가능해 ‘유저 편의성’을 크게 높였다.

기능 또한 기존의 e-컨퍼런스에 더해 가상전시와 PSA(1:1 비즈니스 상담) 기능을 추가하면서 버추얼 서울로 개최할 수 있는 행사의 범위를 크게 확대했다. 이제 버추얼 서울에서 컨퍼런스를 송출하면서 원하는 만큼 전시부스를 만들고, 바이어와 셀러간 PSA 상담을 통해 비즈니스를 창출하는 것도 가능하다. 

뿐만 아니라 참가자 수, 컨퍼런스 시청자 수, 전시부스별 방문자 수 같은 주요 데이터를 실시간으로 확인, 다운로드하는 기능도 추가됐다. 또 스탬프 투어, 게이미피케이션 등을 활용하면 플랫폼 방문자의 참여도와 체류 시간을 늘리는 데도 유리하다. 

3D 그래픽으로 360도 돌려 볼 수 있는 가상베뉴는 모두 9곳으로 늘었다. 기존 창덕궁(컨퍼런스홀), 세빛섬(보드룸), 서울식물원(네트워킹 라운지), DDP(영상상영관), 남산서울타워(홍보부스)에 더해 △서울시청 광장(오픈 스테이지) △서울관광플라자(비즈니스 상담장) △코엑스(전시홀) △노들섬(야외전시장) 등 4곳이 추가됐다. 전시와 PAS 매칭(1:1 비즈니스 상담) 기능까지 갖추면서 버추얼 서울은 명실공히 온라인 컨퍼런스부터 전시, 비즈니스 상담, 네트워킹이 모두 가능한 ‘멀티플랫폼’으로 거듭난 것이다.

△이전 버전보다 세련된 CG는 물론 오후 6시가 되면 밤으로 바뀌는 배경을 추가하는 등 버추얼에 현장감을 더했다.

사진=버추얼 서울2.0 메인화면.

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기능과 편의성이 확장되면서 버추얼 서울2.0 버전은 최근 서울국제트래블마트 & 서울의료관광 국제트래블마트, 월드커피리더스포럼, 서울 관광 스타트업 데모데이, 제7차 한중경제협력포럼 등 크고 작은 온·오프라인 행사에 적용됐다.

특히 서울 관광 스타트업 데모데이 행사는 지난해 이어 올해도 버추얼 서울 플랫폼에서 열렸다. 지난해는 1.0버전으로, 올해는 업그레이드 버전을 썼다. 올해는 콘텐츠 관리자 시스템(CMS)을 이용해 참가한 24개 기업에 전시부스를 꾸밀 수 있는 계정을 별도로 발급했다. 참가기업이 직접 온라인 전시부스를 설계할 수 있게 해 부스마다 정체성과 개성을 표현한 다양한 시도가 이뤄졌다.

△서울시청광장에서 생중계된 데모데이 영상(왼쪽)과 참가 기업이 직접 버추얼 서울의 관리자 시스템에서 원하는 대로 직접 꾸민 전시부스. 

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200여명의 온라인 참가자가 버추얼 서울2.0에 접속해 서울시청광장에서 진행된 데모데이 행사를 관람했다. 해당 영상은 서울관광재단 유튜브 채널과 버추얼 서울에서 동시 송출됐다. 심사위원과 벤처캐피탈 관계자들은 전시부스를 둘러보고 디지털 명함과 질문을 남겼고, 참가기업 관계자들은 실시간으로 답하면서 소통이 이뤄졌다. 한편 보다 긴밀한 회의를 위한 참가자 간 ‘1:1 채팅’은 서울식물원 네트워킹 라운지에서 진행됐다.

△서울시청광장에서 SITM&SITMMT 개회식을 진행하는 모습. 

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서울국제트래블마트(SITM) & 서울의료관광 국제트래블마트(SITMMT)는 버추얼 서울의 컨퍼런스장과 가상전시관, 영상상영관 등 다양한 기능을 적극적으로 활용한 사례다. 특히, 동시 통역이 진행돼 버추얼 서울의 동시세션 기능이 함께 이용되었다. 참가자들은 행사장을 클릭하면 한국어로 세션을 들을지, 영어로 세션을 시청할지 선택해 컨퍼런스에 참여할 수 있었다. 한강 세빛섬 컨벤션홀에서 개막식 당일 하루동안 서울관광설명회, 서울 의료·웰니스 쇼퍼런스, 토크콘서트, 뷰티・관광상품 전시 등이 열렸고, 바이어-셀러 간 비즈니스 상담은 다음 날부터 공식홈페이지와 버추얼 서울 플랫폼에서 온라인으로 진행됐다. 또 실제와 동일하게 가상 베뉴 세빛섬에서도 의료관광 기업설명회가 열렸다. 

6개 의료관광 관련 기업은 코엑스 전시관에 온라인 부스를 구축하고 방문객에게 자사 서비스와 홍보영상, 브로슈어 등을 소개했다. DDP옥상정원에서는 메이크업 시연과 패션쇼 등이 어우러진 토크콘서트가 열려 자칫 지루해지기 쉬운 온라인 행사의 아쉬움을 해소했다.

‘제7차 한중 경제협력포럼’은 지난 10월 29일 신라호텔에서 토론과 강연이 중심을 이루는 e-컨퍼런스 형태로 치러졌다. 코로나로 제한된 인사들만 초청받은 가운데 ‘지속 가능한 우리의 미래’를 주제로 개막식과 기조 연설이 서울시청광장을 배경으로 열렸다. 광주광역시, 중국 사천성 청두시, 이스라엘 텔아비브시의 도시 프로젝트 영상 설명회가 가상 플랫폼에서 이어졌다. 오후 세션에서는 해외 연사를 연결해 한중경제협력포럼 토론회가 열렸고, 토론회는 버추얼 서울의 커스터마이징 기능을 활용해 포럼 이미지와 영상 등으로 꾸민 창덕궁 컨퍼런스홀에서 진행됐다.  

△창덕궁 컨퍼런스홀에서 열린 ‘월드 커피 리더스포럼’.

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올해로 10주년을 맞이한 ‘월드 커피 리더스포럼(World Coffee Leaders Forum)’은 서울카페쇼와 공동으로 개최했다. 유료 포럼이었던 만큼 버추얼 서울2.0의 로그인 기능을 활용해 유료 참관객들만 입장할 수 있었다. 월드 커피 리더스포럼은 오프라인 참가와 온라인 참가 등록을 동시에 받았는데, 당시 사회적 거리두기로 코엑스 컨퍼런스룸에서는 최대 49명만 참가할 수 있었지만, 온라인 포럼은 제한을 두지 않았다. 커피 산업 분야의 리더를 초청해 산업 현황과 이슈, 위기 대응 등 전문지식을 공유한 월드 커피 리더스포럼은 온라인 e-컨퍼런스를 통해 오프라인 못지않은 몰입도를 이끌어냈다.

개막식과 기조연설은 오픈스테이지 서울시청광장에서, 개별 강의 세션은 창덕궁 컨퍼런스홀에서 열렸으며 서울 카페쇼에 참가한 8개 기업은 전시부스를 운영하기도 했다. 전시부스 내 제품 쇼케이스를 보면서 관심있는 참가자가 커피머신을 클릭하면 구매 페이지로 바로 연동돼 플랫폼의 여러 기능을 잘 활용한 사례로 남는다. 

△코엑스 전시관에 구현된 기업부스. 커피 머신 등 제품 이미지를 클릭하면 판매 페이지로 이동한다.

이처럼 행사의 성격은 달랐지만 버추얼 서울 플랫폼을 이용한 다양한 시도는 지금도 진행형이다. 나날이 플랫폼이 고도화되면 단지 오프라인 행사의 일부를 대체하는 수준에서 나아가 오프라인 행사와 별개로, 회의·출장과 같은 프라이빗한 공간을 대관해주는 방식이나 VR 관광안내소 등으로 폭넓게 응용되면 가상 플랫폼에서만 경험할 수 있는 새로운 경험이 더해질 전망이다.

김지현 서울관광재단 MICE기획팀장은 “버추얼 서울2.0은 컨퍼런스, 가상 전시, 비즈니스 상담, 게이미피케이션과 네트워킹까지 가능한 올인원 행사 솔루션으로 주최자가 쉽게 행사를 개최할 수 있고 원하는 데이터들도 바로 얻을 수 있다는 장점이 있다”며 “향후 버추얼 서울의 활용도를 더 넓혀 행사 플랫폼 구축을 고민하는 MICE 업계에 부담을 줄이는 동시에 위드코로나 시대에 앞서나가는 도시마케팅을 할 것”이라고 말했다.

버추얼 서울2.0은 서버 비용과 플랫폼 편집비 등 일체의 플랫폼 이용 비용이 발생하지 않으며, 온라인 또는 하이브리드 행사를 개최한다면 누구나 무료로 이용할 수 있다. 플랫폼 이용 신청은 서울 MICE 홈페이지(korean.miceseoul.com/vsp)에서 신청할 수 있으며, 문의는 서울관광재단(vsp@sto.or.kr 혹은 02-3788-0896)에서 가능하다.